每经编辑｜陈方    

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“起草(cao)口(kou)”，一个(ge)在(zai)项(xiang)目(mu)文档管理领域或许(xu)不常被(bei)挂(gua)在(zai)嘴(zui)边，却(que)又无处不(bu)在的(de)关键概念(nian)。它并(bing)非是(shi)一(yi)个实体(ti)存(cun)在(zai)的(de)工(gong)具，而(er)是一个(ge)逻辑上(shang)的枢(shu)纽(niu)，一个信(xin)息流动的(de)咽喉(hou)。在浩(hao)瀚如烟的(de)项目(mu)文(wen)档(dang)中(zhong)，起草口如同一个隐形(xing)的(de)指(zhi)挥官(guan)，默默(mo)地指引着(zhe)信息(xi)的产(chan)生(sheng)、流(liu)转、审(shen)核(he)与最(zui)终(zhong)的定(ding)格。

想象一(yi)下(xia)，一个(ge)庞(pang)大(da)复(fu)杂的项目(mu)，成百(bai)上千份(fen)文档，从(cong)需求分析(xi)到最终验收，每一个(ge)环节都可(ke)能(neng)涉(she)及文档的创(chuang)建(jian)与修改。如(ru)果缺乏清(qing)晰(xi)的“起草(cao)口”设定，信(xin)息将可(ke)能(neng)迷失在无(wu)尽的版本迭代(dai)中，决(jue)策(ce)可能因(yin)信息(xi)不(bu)对(dui)称而失焦，团队协作(zuo)也将(jiang)变(bian)得一团(tuan)糟。这(zhe)个“起草口(kou)”究竟(jing)意味(wei)着什(shen)么？它又该如何(he)设定，才(cai)能真正(zheng)发(fa)挥(hui)其(qi)价值，成(cheng)为(wei)项目成功的(de)助推(tui)器呢？

让我(wo)们来理(li)解(jie)“起草(cao)口”的(de)核心本质(zhi)。我(wo)们(men)可以(yi)将其理(li)解为文(wen)档(dang)生(sheng)命周期中(zhong)的一(yi)个(ge)特(te)定阶(jie)段，或(huo)者说(shuo)是(shi)一个(ge)特定的(de)“入口点”。它(ta)标志着一(yi)份文档的诞生，是内容首次被(bei)正式输入、编(bian)撰(zhuan)的(de)时(shi)刻。这(zhe)可能(neng)是在(zai)一个空白(bai)文(wen)档(dang)模板(ban)中(zhong)开(kai)始输入文字，也可能(neng)是在一个(ge)已有文档的(de)基(ji)础上(shang)进行初次草拟。

关键(jian)在(zai)于(yu)，这个(ge)“起草口”代(dai)表(biao)了(le)文(wen)档(dang)的(de)“初始状(zhuang)态”，是(shi)后续(xu)所有(you)修改(gai)、审(shen)核、批准(zhun)的(de)基础(chu)。它的作(zuo)用是多(duo)方面的(de)：它(ta)是信息(xi)源头的标记(ji)，确保我(wo)们(men)知道(dao)内容的最初(chu)来源(yuan)；它是(shi)版(ban)本控制的起点，所(suo)有后(hou)续(xu)的修改都将(jiang)以此(ci)为基(ji)准；它更(geng)是责任划分的依(yi)据，明确(que)了(le)最初(chu)的起草者是谁(shui)。

在(zai)项(xiang)目文档的(de)实(shi)践(jian)中(zhong)，我(wo)们(men)如(ru)何“设(she)定”这个起(qi)草(cao)口(kou)呢(ne)？“设定(ding)”并非是(shi)给起草口(kou)加上一个物理(li)的锁(suo)，而是(shi)通(tong)过(guo)一系列的(de)流程(cheng)和规范来界定(ding)它。最(zui)直接的方(fang)式(shi)就是通过(guo)项(xiang)目管理(li)工具或(huo)文(wen)档管理(li)系统(tong)来界定。许多工(gong)具(ju)都(dou)内置了“创(chuang)建(jian)”、“草稿”、“待审核(he)”等状态(tai)，这(zhe)些状(zhuang)态的转(zhuan)换(huan)过程(cheng)，实际上(shang)就是在(zai)定义和管(guan)理起(qi)草(cao)口(kou)。

例(li)如，当一(yi)个团(tuan)队成(cheng)员(yuan)在(zai)一个新(xin)建(jian)的文(wen)档中(zhong)开(kai)始(shi)输入(ru)内容(rong)时，该文档(dang)就处于(yu)“起草”状(zhuang)态(tai)，此(ci)时，该成员(yuan)即为该文(wen)档的(de)“起草者”。“起草口(kou)”的位(wei)置，在这个(ge)层(ceng)面，就(jiu)是(shi)文档(dang)的(de)“草(cao)稿”状态。

更(geng)进一步，我(wo)们(men)可(ke)以(yi)通过(guo)定义(yi)文(wen)档的“创建规范(fan)”来(lai)设(she)定起草(cao)口。例如(ru)，规(gui)定所有(you)新文档(dang)必(bi)须从公司统(tong)一(yi)的模(mo)板库(ku)中选(xuan)择，并在模(mo)板的(de)指(zhi)定(ding)区域(yu)填写必要(yao)信息。这样，模板(ban)本身(shen)就(jiu)成(cheng)了(le)一(yi)个(ge)隐(yin)形的起草(cao)口(kou)指(zhi)引(yin)，而填写(xie)模板的第一个(ge)行为，就(jiu)是(shi)设定(ding)了起草口。这(zhe)种(zhong)方式的(de)好处在于，它(ta)强制了文(wen)档的(de)标准(zhun)化，也(ye)使得(de)信(xin)息源头更(geng)加清晰。

另(ling)一(yi)个重(zhong)要(yao)的设(she)定维度是“责任归(gui)属”。起草(cao)口的确(que)立，意(yi)味着(zhe)有人对这(zhe)份(fen)文(wen)档的(de)最初内容负(fu)责(ze)。在团队协作中(zhong)，明确(que)谁是第(di)一个(ge)起草者(zhe)，对于(yu)后(hou)续(xu)的(de)沟通、修(xiu)改和(he)追溯都至(zhi)关重要。因此(ci)，在(zai)项(xiang)目(mu)启(qi)动(dong)初(chu)期(qi)，或(huo)者在(zai)文档创(chuang)建流(liu)程设计时(shi)，就应该明确起(qi)草口(kou)的责(ze)任分(fen)配原(yuan)则。例如，可(ke)以规(gui)定(ding)某个角(jiao)色的(de)成员负责(ze)特定类型的文(wen)档起草(cao)，或(huo)者根(gen)据任(ren)务分配(pei)来(lai)指派起(qi)草者(zhe)。

“起(qi)草口(kou)”的设定(ding)，也(ye)与文档(dang)的(de)“生命(ming)周期(qi)管理”紧密(mi)相连。一份(fen)文档(dang)从(cong)起草到最终(zhong)归档，会经历(li)多个(ge)阶段：起草、评(ping)审、修(xiu)改(gai)、批准、发(fa)布、归(gui)档。起草口(kou)就是这个(ge)周期(qi)的第一个环节(jie)。清(qing)晰(xi)的起草(cao)口(kou)设定，能(neng)够帮助(zhu)团队(dui)成员理解(jie)文档(dang)的(de)当前状(zhuang)态，知道(dao)接下来(lai)应该(gai)做什么。例(li)如，当一份(fen)文档(dang)处于(yu)“草(cao)稿(gao)”状(zhuang)态时，起草者(zhe)可能还需(xu)要进行自(zi)我检查；一旦转(zhuan)变(bian)为“待审核”状(zhuang)态，就(jiu)意(yi)味着(zhe)起草工作基(ji)本(ben)完(wan)成，进(jin)入(ru)了下(xia)一(yi)个流(liu)程。

在实际操作中，起(qi)草(cao)口(kou)的设(she)定(ding)还需(xu)要(yao)考虑(lv)项目的特(te)点和团(tuan)队(dui)的协(xie)作模(mo)式。对(dui)于小(xiao)型、敏捷(jie)的项目(mu)，起草口(kou)可(ke)能更(geng)偏向于(yu)灵活和(he)快速(su)。一个(ge)开发(fa)者直(zhi)接在代码(ma)库中提(ti)交一个(ge)初(chu)步的(de)文(wen)档，也(ye)可以被视(shi)为一个起草口。而(er)对(dui)于(yu)大型、复(fu)杂的项(xiang)目(mu)，则需(xu)要更(geng)严谨(jin)的(de)流程和(he)工具(ju)来(lai)定义(yi)和(he)管理起草口，以(yi)确保信息(xi)的(de)准(zhun)确性(xing)和(he)可追溯(su)性(xing)。

总而言之(zhi)，“起(qi)草口”的(de)设定，并(bing)非一个(ge)简(jian)单的(de)技术(shu)操作(zuo)，而(er)是(shi)一种(zhong)流程的设(she)计和管理(li)的艺(yi)术。它关乎(hu)信息(xi)的源头、内容的(de)初始(shi)状态(tai)、责任(ren)的(de)归属以(yi)及文(wen)档的(de)整(zheng)个生命(ming)周期。通过(guo)清晰的流(liu)程规范、有(you)效的(de)工具(ju)支持(chi)以(yi)及明(ming)确的责(ze)任划(hua)分，我们可以将这个“隐形(xing)的指挥(hui)官”有效地融入到(dao)项目(mu)文(wen)档(dang)管理中，为(wei)项目(mu)的(de)顺利推(tui)进奠(dian)定坚实的(de)基础(chu)。

它(ta)就(jiu)像是(shi)项目(mu)的(de)“第一笔(bi)”，精准而有力，为(wei)后(hou)续的(de)精(jing)彩(cai)篇(pian)章(zhang)铺(pu)就了(le)道(dao)路。

在第(di)一(yi)部(bu)分，我们深(shen)入探讨了(le)“起草口”的(de)概(gai)念(nian)本(ben)质(zhi)及其(qi)在(zai)项(xiang)目(mu)文档(dang)中(zhong)的(de)初始设(she)定方式，包(bao)括将(jiang)其理(li)解为(wei)文(wen)档的(de)“草稿”状(zhuang)态(tai)、通(tong)过(guo)创建规(gui)范进行(xing)引导，以(yi)及明(ming)确(que)起草(cao)者(zhe)的责任归属。现(xian)在，让我(wo)们(men)将目(mu)光聚焦在(zai)“起草口”在(zai)项(xiang)目(mu)文档(dang)中的“位置”和“作用”上(shang)，这同(tong)样是一个(ge)充(chong)满(man)策略(lve)与智(zhi)慧(hui)的议(yi)题。

理解了起草口(kou)的“是什(shen)么(me)”，我们(men)更需(xu)要把握它(ta)的“在(zai)哪里(li)”和“做(zuo)什么”。

关于“位置(zhi)”。这里的“位(wei)置(zhi)”，并(bing)非是物理(li)层面的文(wen)档(dang)存(cun)放位置(zhi)，而是指在整(zheng)个项(xiang)目(mu)信息流和协作(zuo)流(liu)程中(zhong)的“节点(dian)”位(wei)置。起草口(kou)，作为文档(dang)的起(qi)点(dian)，其(qi)位置(zhi)的(de)设(she)定直接(jie)影响了(le)信(xin)息的早期质(zhi)量(liang)和后续(xu)的(de)流转效(xiao)率(lv)。

一个典(dian)型的“位置(zhi)”设(she)定，就是将(jiang)起(qi)草口置(zhi)于“团队(dui)协(xie)作的(de)起(qi)点”。在(zai)项目启动初期(qi)，当需要定(ding)义一(yi)项需(xu)求、设(she)计一个功能、制定一(yi)个方(fang)案(an)时，通常会创(chuang)建(jian)一(yi)个新(xin)的文档。这个文(wen)档(dang)的初次创建和内容填(tian)写，就(jiu)是起(qi)草(cao)口(kou)在流(liu)程中的关(guan)键“位置”。例如，产(chan)品经理在(zai)创(chuang)建(jian)一个(ge)新的需求(qiu)文档时，就在(zai)“需(xu)求定(ding)义”这个(ge)流(liu)程(cheng)节(jie)点(dian)上(shang)设(she)定了起(qi)草口(kou)。

开发(fa)者(zhe)在(zai)编写(xie)一(yi)个(ge)新的(de)技术(shu)方(fang)案(an)时，就在“技术设(she)计”这(zhe)个(ge)流程节(jie)点上(shang)设定了起草口。这(zhe)个位置的(de)明确，意味(wei)着信(xin)息将从(cong)这(zhe)里(li)开始(shi)被记录(lu)和传播(bo)，避免了信息在“脑(nao)海中(zhong)”或(huo)“口(kou)头(tou)沟通中(zhong)”的流失(shi)。

另一(yi)个重要的(de)“位置”是“评(ping)审和(he)决策(ce)的(de)前(qian)置节(jie)点(dian)”。起草口(kou)设定得当，意味着在文档(dang)进入(ru)正(zheng)式(shi)的评(ping)审或决策(ce)流程之前(qian)，已经(jing)有了(le)一个(ge)相对(dui)完整(zheng)和(he)清(qing)晰的(de)草稿(gao)。这意味着评(ping)审者能(neng)够(gou)在(zai)一个(ge)有实体内(nei)容的基(ji)础上进行审阅(yue)，而(er)不是(shi)面(mian)对一个(ge)空洞的框(kuang)架(jia)。这大大(da)提高了(le)评(ping)审(shen)的(de)效率(lv)和有效(xiao)性。

例如，一(yi)份(fen)项目(mu)计(ji)划的(de)起草口(kou)，应该设置(zhi)在计(ji)划(hua)的初步(bu)框架(jia)完成(cheng)后，在正式(shi)提交给项目经(jing)理或高(gao)层(ceng)审批之前(qian)。这样，审批(pi)者可以在已(yi)有(you)内(nei)容的(de)基础(chu)上(shang)提出建(jian)设性意(yi)见(jian)，而不是从零(ling)开始。

再者(zhe)，“起草(cao)口”的位(wei)置(zhi)也(ye)体(ti)现在(zai)“版本(ben)控制的基石(shi)”。每一次(ci)文档(dang)的(de)正(zheng)式(shi)创(chuang)建(jian)，都标志着一(yi)个(ge)新版(ban)本(ben)的诞生，或者是(shi)一个(ge)重(zhong)要(yao)版(ban)本迭代的(de)开始。起(qi)草口(kou)就是(shi)这(zhe)个(ge)新版(ban)本的“初始快照”。它的位(wei)置在于，它是(shi)所有后续(xu)修改的历(li)史(shi)参照点(dian)。如果(guo)起草(cao)口设定不(bu)清(qing)晰，或者随(sui)意地在(zai)中间(jian)版本中“创(chuang)建”一个新的起(qi)草(cao)点，就(jiu)会导致(zhi)版(ban)本历史的混(hun)乱，难以追溯。

我(wo)们(men)重(zhong)点探讨“起(qi)草口”在项(xiang)目文档中(zhong)的(de)关键(jian)“作(zuo)用”。

其一，明(ming)确信息源头与责任(ren)主(zhu)体。正(zheng)如(ru)前面所提，起草口最核心的(de)作用之(zhi)一(yi)就(jiu)是指明了(le)这(zhe)份(fen)文档(dang)的最(zui)初创建(jian)者是谁(shui)，内容又是如何(he)开始(shi)的(de)。这(zhe)对于(yu)信息(xi)追(zhui)溯(su)、问题(ti)排查以(yi)及(ji)责(ze)任(ren)划分至(zhi)关(guan)重要。当出(chu)现内容上(shang)的疑问时，可以(yi)迅速找(zhao)到(dao)最初(chu)的起草者进(jin)行沟通(tong)和澄(cheng)清，而(er)不是漫(man)无(wu)目的(de)地猜(cai)测。

其二，保(bao)障信(xin)息初步的(de)完整(zheng)性(xing)与(yu)规范(fan)性。通过设(she)定统一的(de)文档(dang)模(mo)板(ban)作为起草口，或(huo)者要求起草者(zhe)遵(zun)循一定的填写(xie)规范(fan)，可以确(que)保信(xin)息(xi)在生成(cheng)之(zhi)初就具备一(yi)定的完(wan)整(zheng)度和(he)规范(fan)性。例如，一(yi)个需求(qiu)文档的起草(cao)，如果(guo)要(yao)求必(bi)须(xu)包(bao)含“背景(jing)”、“目标(biao)”、“功(gong)能列表(biao)”等基(ji)础(chu)模(mo)块(kuai)，那(na)么即使起草者(zhe)能力(li)有(you)限(xian)，也能产(chan)出一份(fen)有(you)基(ji)本结(jie)构的文(wen)档(dang)，方(fang)便(bian)后续的补(bu)充和完善。

其三，引导(dao)信息高效(xiao)流转与协(xie)同。起(qi)草口(kou)的确(que)立，是(shi)信(xin)息流动(dong)的第一(yi)个(ge)环节。清晰的起草口(kou)，意(yi)味(wei)着紧(jin)随其(qi)后的(de)流程（如审核、审批(pi)、会签(qian)）也(ye)能够(gou)顺利启动(dong)。它就(jiu)像一个信号灯，指示着“这份内(nei)容已经(jing)准(zhun)备好(hao)进入下(xia)一(yi)阶段了”。如果起草口(kou)模糊(hu)不(bu)清(qing)，或(huo)者(zhe)内容不(bu)完整，信(xin)息就可能(neng)滞留在原(yuan)地(di)，阻碍了(le)整个项目流程的推(tui)进(jin)。

其四，作(zuo)为版本管理(li)与(yu)历史追(zhui)溯的(de)起(qi)点。每(mei)一(yi)次(ci)成功的起草(cao)，都(dou)为(wei)后续的(de)版(ban)本(ben)管理(li)打下(xia)了基(ji)础。起(qi)草口(kou)代(dai)表了文(wen)档的“0.1版本”或(huo)“1.0版本”的(de)初始(shi)状(zhuang)态(tai)。随(sui)着文档的不(bu)断修(xiu)改和完善(shan)，每一(yi)次迭代(dai)都(dou)将以此(ci)为(wei)参照(zhao)。当需要回顾某个特(te)定(ding)历(li)史节(jie)点的内容时(shi)，起(qi)草口就是那个(ge)最原(yuan)始的(de)起点(dian)，帮助(zhu)我们(men)理解整个(ge)内容(rong)演变(bian)的过程。

其(qi)五，提(ti)升决(jue)策的有效(xiao)性(xing)与(yu)科学(xue)性。只有(you)基(ji)于清(qing)晰、准(zhun)确(que)、完(wan)整的初始(shi)信(xin)息(xi)，才能做出(chu)有效(xiao)的决策(ce)。起(qi)草口确(que)保了我(wo)们讨论(lun)和决策的(de)信(xin)息，是(shi)经过(guo)初步(bu)梳理和(he)定义的(de)。它避(bi)免了(le)在模糊不清的起点上(shang)进(jin)行讨(tao)论，从而提(ti)高了(le)决(jue)策(ce)的效率和(he)准确性。

总(zong)而(er)言(yan)之(zhi)，“起草(cao)口(kou)”在项(xiang)目文(wen)档(dang)中的“位(wei)置”体现在(zai)它作(zuo)为(wei)信息源(yuan)头、评(ping)审前置节点和(he)版本基石(shi)的关(guan)键(jian)节(jie)点(dian)上(shang)；而其(qi)“作用”则(ze)贯穿于明(ming)确责任、保障(zhang)初步(bu)规范(fan)、引(yin)导(dao)信息流转(zhuan)、支持版(ban)本管(guan)理以(yi)及提升决(jue)策(ce)有效(xiao)性(xing)等(deng)方(fang)方面面(mian)。将起草口这一(yi)概念，深入(ru)理解并应(ying)用于(yu)项目(mu)文档管理(li)中(zhong)，能(neng)够显著提升团(tuan)队的协(xie)作效率(lv)，降低信(xin)息(xi)沟通成本，并(bing)为项目(mu)的成(cheng)功交(jiao)付打(da)下坚实的基础(chu)。

它不应仅仅被(bei)视为一(yi)个技术(shu)性的(de)流程环(huan)节(jie)，而应被视为一种(zhong)管理智慧(hui)的(de)体现，一(yi)种对信(xin)息质量和流程(cheng)效(xiao)率的(de)极致追(zhui)求。

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图片来源：每经记者 陈宝梁 摄

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