陈士榘 2025-11-02 03:13:35
每经编辑|陆昉
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会议困境(jing)的深(shen)层(ceng)剖(pou)析——为何“开(kai)会也一直放里面老(lao)板”成了常(chang)态?
在现代企业(ye)运(yun)营(ying)的复(fu)杂(za)交(jiao)织中,会议,作为信息(xi)传递、决策(ce)制定(ding)和团队协作的(de)关键(jian)载体(ti),其重要性(xing)不(bu)言(yan)而喻(yu)。一个(ge)令人(ren)扼腕(wan)的现实是(shi),多(duo)数(shu)会议往往(wang)沦为时间的“黑(hei)洞”,效(xiao)率的“杀手(shou)”。“开会也(ye)一(yi)直(zhi)放里(li)面(mian)老(lao)板”——这句(ju)看似(shi)戏谑的(de)口(kou)头禅,实则(ze)道出(chu)了无(wu)数职(zhi)场人士的(de)心声,映照(zhao)出(chu)会议(yi)管(guan)理中普遍(bian)存(cun)在的痛(tong)点(dian)。
我们不妨深入剖析一(yi)下,为(wei)何“开(kai)会(hui)也一直(zhi)放里(li)面老(lao)板”这(zhe)种现象会如此普遍(bian),甚(shen)至(zhi)在2025年(nian)这个日(ri)新月异(yi)的时代,依(yi)然挥(hui)之不去?
会议目标的(de)模(mo)糊(hu)性(xing)是(shi)症(zheng)结之一(yi)。许多会议的召开,并(bing)非基于清(qing)晰、可(ke)衡量(liang)的目标,而(er)是出(chu)于(yu)一(yi)种“例(li)行公事(shi)”的心态(tai)。大家围(wei)坐(zuo)一堂,却不(bu)知道(dao)会议的真正目(mu)的(de)是什么,期望达(da)成什(shen)么(me)成(cheng)果(guo)。这种(zhong)“为了(le)开(kai)会而(er)开(kai)会”的(de)模(mo)式(shi),自然难(nan)以激(ji)发出与(yu)会(hui)者(zhe)的(de)积(ji)极性(xing)和创(chuang)造性,最终(zhong)导致(zhi)会议(yi)内(nei)容(rong)散乱(luan),效(xiao)率低下。
老(lao)板在场,更是(shi)可能(neng)因为顾虑(lv)重重(zhong),导致讨论(lun)偏离(li)主(zhu)题,或者(zhe)决策变得尤为谨慎,增加了会(hui)议的冗长性。
议程(cheng)设置(zhi)的缺失(shi)与无(wu)效(xiao)性(xing)加剧了会(hui)议(yi)的混(hun)乱(luan)。一个没(mei)有(you)明确(que)议程的会议,就(jiu)像(xiang)一艘没(mei)有航(hang)向的船(chuan),只能随(sui)波逐流。即(ji)使有(you)议程,如果(guo)议程(cheng)过于宽泛(fan)、缺乏(fa)具(ju)体(ti)的时(shi)间(jian)分(fen)配,或(huo)者包(bao)含不切实(shi)际的(de)内(nei)容(rong),也同样(yang)会(hui)导向(xiang)效(xiao)率(lv)的塌陷。与(yu)会(hui)者无(wu)法(fa)提前(qian)准备,会议(yi)过程(cheng)中也(ye)容易(yi)出现(xian)“跑(pao)题”现象(xiang),讨论(lun)漫无(wu)边际,最终无法聚(ju)焦核心(xin)问题(ti)。
老(lao)板(ban)的(de)加(jia)入,有(you)时会(hui)因为(wei)其权威(wei)性(xing),让本该详(xiang)细讨(tao)论的(de)议题被(bei)简(jian)化,或(huo)者因(yin)为其提(ti)出(chu)的新想法(fa),使得(de)原本的议程(cheng)被打乱,进(jin)一步加(jia)剧了(le)会议(yi)的不(bu)可(ke)控性。
再者(zhe),参会人员(yuan)的冗余(yu)与角色不(bu)清也(ye)是效(xiao)率杀手(shou)。当(dang)会议(yi)邀请(qing)了(le)大(da)量并非直接相(xiang)关或(huo)决策(ce)者,信(xin)息传递的效率会大打折(zhe)扣,反(fan)而增(zeng)加(jia)了(le)不必(bi)要的沟(gou)通成本(ben)。如果(guo)与会(hui)者对(dui)自(zi)己在(zai)会议中(zhong)的角(jiao)色、应承(cheng)担(dan)的责任(ren)不(bu)甚明(ming)了,就容易出现(xian)“责任(ren)分散(san)”的情况(kuang),导致无人主(zhu)动推(tui)进(jin)讨(tao)论,或(huo)者关键(jian)决(jue)策无(wu)人负责(ze)。
老(lao)板的(de)身影(ying),有(you)时会(hui)因(yin)为其“全知(zhi)全能(neng)”的光(guang)环,让其他(ta)有发言权(quan)和决(jue)策权(quan)的人员退(tui)居幕后(hou),从(cong)而降(jiang)低(di)了团(tuan)队(dui)的集(ji)体智(zhi)慧(hui)。
缺(que)乏有(you)效(xiao)的会议(yi)记录(lu)与行动(dong)项(xiang)跟进(jin)机制,使(shi)得会议成果付诸东流(liu)。会议(yi)结束后,没(mei)有(you)清(qing)晰(xi)的会议(yi)纪要(yao),关键决(jue)策(ce)和(he)行动项得不(bu)到有(you)效(xiao)的(de)记录(lu)和(he)传播(bo),自然也(ye)就难以(yi)落(luo)实。更(geng)糟糕的是,即使(shi)有(you)记(ji)录,也(ye)往往(wang)缺乏(fa)强(qiang)有力(li)的(de)跟进(jin)机制(zhi),行(xing)动(dong)项石沉(chen)大(da)海,久而久之(zhi),与会者(zhe)会产(chan)生“开会无用”的心(xin)理预期,进一步削(xue)弱了会议(yi)的价值。
老(lao)板虽然在场(chang),但(dan)如果(guo)后续(xu)跟进(jin)机(ji)制(zhi)缺失,其影响(xiang)力(li)也难以转(zhuan)化为实际(ji)的执(zhi)行(xing)力。
技(ji)术(shu)与工(gong)具的(de)滞后(hou)也(ye)扮(ban)演着(zhe)重(zhong)要(yao)角(jiao)色(se)。传统(tong)的会议模式,依(yi)赖于面(mian)对(dui)面的沟通(tong),在信息共(gong)享、协(xie)同编(bian)辑、远程(cheng)参与(yu)等(deng)方面(mian)存(cun)在(zai)天然(ran)的局限性(xing)。缺(que)乏高效(xiao)的(de)在线协(xie)作平台(tai)、智(zhi)能会议记录(lu)工具,使(shi)得会议的(de)组织(zhi)、参与(yu)和成果转(zhuan)化都(dou)显(xian)得(de)尤为(wei)笨(ben)拙。
“开会(hui)也一(yi)直放里面老板”的(de)背(bei)后(hou),隐藏着(zhe)对高效、有价值(zhi)会议的深(shen)切渴(ke)望。我们(men)渴望(wang)会议能够成(cheng)为推(tui)动项(xiang)目进(jin)展、激(ji)发创新(xin)思(si)维、凝(ning)聚团(tuan)队共(gong)识的(de)强(qiang)大(da)引擎(qing),而非(fei)耗费时(shi)间和精力的(de)“鸡(ji)肋(le)”。2025年,我(wo)们站在(zai)数字化(hua)和智能化(hua)的浪(lang)潮前沿(yan),是时候(hou)深刻(ke)反思并积(ji)极拥抱新(xin)的会议范式(shi),打破旧(jiu)有的会(hui)议(yi)困境(jing),解锁一个(ge)高效协作的(de)全新纪(ji)元。
Part1的分(fen)析(xi),旨在(zai)揭示(shi)当前会议管(guan)理中存在的(de)普遍(bian)性问(wen)题,为(wei)即将(jiang)提出(chu)的解(jie)决方案奠定基(ji)础(chu)。这些问题并(bing)非(fei)孤立存(cun)在,而(er)是相互关(guan)联、相互影(ying)响,共同构成了(le)“开(kai)会(hui)也一(yi)直放里(li)面老板”这种(zhong)低效会(hui)议(yi)模(mo)式(shi)的根(gen)源。理(li)解这(zhe)些(xie)根源,是(shi)解决(jue)问(wen)题的第一(yi)步(bu),也是最关(guan)键的一步(bu)。
迈向(xiang)2025——“开会也一(yi)直放(fang)里(li)面老(lao)板(ban)”的颠(dian)覆式(shi)创新与解(jie)决(jue)方案
既然(ran)我(wo)们已经(jing)深刻理(li)解了“开(kai)会也一(yi)直放里面(mian)老板(ban)”现象背后(hou)隐藏(cang)的(de)会(hui)议(yi)困境,如(ru)何(he)在(zai)2025年这(zhe)个(ge)充(chong)满变革的时代(dai),打破(po)传统,实现(xian)会(hui)议(yi)的(de)颠覆式创(chuang)新?这(zhe)需(xu)要我(wo)们从(cong)目(mu)标设(she)定(ding)、流程优(you)化(hua)、人员管(guan)理、技术赋能(neng)等多个维(wei)度,构(gou)建(jian)一(yi)套全新的(de)会议体(ti)系(xi)。
一、重(zhong)塑会议目标(biao):从(cong)“为了开会(hui)而(er)开(kai)会”到(dao)“为价值而(er)开(kai)会”
核心在于(yu)明确每一个会(hui)议的“为什么”和“是什么(me)”。在会议(yi)发起之初(chu),就应(ying)清(qing)晰界定会议(yi)的SMART目标(Specific,Measurable,Achievable,Relevant,Time-bound)。例(li)如(ru),目(mu)标不应是“讨论(lun)项(xiang)目进(jin)展”,而应(ying)是“在(zai)会议(yi)结束(shu)前,就第三季度营销(xiao)策(ce)略(lve)的关键节点达成一(yi)致(zhi),并确定负责人”。
决(jue)策会议:旨(zhi)在解(jie)决一个具(ju)体(ti)问题,或(huo)在几(ji)个备(bei)选(xuan)方案中(zhong)做出选(xuan)择。信息(xi)同步(bu)会(hui)议:传递(di)关键信息(xi),确保(bao)所有(you)相(xiang)关人(ren)员(yuan)对(dui)情况(kuang)有(you)统一的认(ren)识。头(tou)脑风(feng)暴会(hui)议(yi):激(ji)发创(chuang)意,产生(sheng)新(xin)的想(xiang)法和解决方案(an)。问题解决会议(yi):聚焦某个难题(ti),共同(tong)找出根源(yuan)并(bing)制定应对措(cuo)施。
老板(ban)在会(hui)议(yi)目标设定中的(de)角色(se),应从(cong)“被动参(can)与(yu)者(zhe)”转变为(wei)“战略(lve)引(yin)导者”。老(lao)板可(ke)以提(ti)供战(zhan)略(lve)方向和(he)宏(hong)观(guan)愿景(jing),但具体的(de)讨论和(he)决策(ce),应(ying)在(zai)明确(que)的目标(biao)下(xia)进行(xing),避免因(yin)老板的随(sui)意性(xing)而导致方向偏(pian)移。
精(jing)细(xi)化(hua)议程(cheng)设(she)计:提前发(fa)布包含具(ju)体议题(ti)、讨(tao)论重点(dian)、预估时(shi)长以及(ji)期望产出的议(yi)程(cheng)。鼓励与会(hui)者提前准(zhun)备,并(bing)将(jiang)相关资(zi)料上传至共享(xiang)平台。引(yin)入(ru)“站(zhan)立(li)会议(yi)”与(yu)“时(shi)间盒(he)”:对于(yu)日常的进(jin)度(du)同(tong)步,采(cai)用短(duan)小精(jing)悍的(de)站立(li)会议(yi)(DailyStand-ups),限制在15分钟内。
所有(you)讨论围绕(rao)“昨(zuo)天完成(cheng)了什(shen)么”、“今(jin)天(tian)计(ji)划做什(shen)么”、“遇到(dao)了什么阻(zu)碍”展(zhan)开。其(qi)他会(hui)议可采用(yong)“时(shi)间盒”机(ji)制,为(wei)每个议题(ti)分配(pei)固(gu)定(ding)的(de)讨(tao)论时间,超时则(ze)移至(zhi)后续(xu)会议(yi)或转为(wei)异步沟(gou)通。“异步优先(xian)”原(yuan)则:并(bing)非所(suo)有信(xin)息都(dou)需要通(tong)过(guo)会议来传(chuan)递。对于(yu)非紧(jin)急、非决(jue)策性(xing)的信(xin)息(xi),应(ying)优先考虑通(tong)过(guo)邮(you)件(jian)、即(ji)时通讯(xun)工具或(huo)内部协(xie)作平(ping)台进行异(yi)步沟(gou)通,将(jiang)宝贵(gui)的(de)会(hui)议(yi)时间留(liu)给需(xu)要(yao)深度讨论和协作(zuo)的环(huan)节。
会议主(zhu)持人(ren)赋权:明(ming)确会议主(zhu)持人(ren)的(de)职责(ze),赋予其控制会(hui)议节奏(zou)、引(yin)导讨(tao)论方(fang)向(xiang)、及时(shi)打(da)断跑题发言的(de)权(quan)力。主(zhu)持(chi)人需(xu)要具备良好(hao)的(de)沟通(tong)和(he)控场能(neng)力,确保(bao)会议(yi)按照既定议程和(he)目标(biao)进(jin)行。
最小(xiao)化(hua)与会(hui)者(zhe)原(yuan)则(ze):严格控(kong)制(zhi)参会(hui)人(ren)员(yuan)数量,只邀(yao)请对会议目(mu)标有直(zhi)接贡献或(huo)必须参与决策(ce)的人(ren)员。鼓励“知(zhi)情不参(can)会(hui),参(can)会(hui)必贡(gong)献”的(de)原则(ze)。明(ming)确角(jiao)色(se)分工(gong):在会(hui)议(yi)议(yi)程中(zhong),明确每个(ge)参会者的(de)角色,例(li)如(ru):决(jue)策(ce)者(zhe)、信(xin)息提(ti)供者、问题(ti)提(ti)出(chu)者、记(ji)录员等。这有助于增强参(can)会者(zhe)的责任感(gan),并提(ti)高讨(tao)论的(de)针对性(xing)。
鼓励“敢(gan)于说(shuo)不(bu)”:建立一(yi)种鼓励员工(gong)在认为会(hui)议不必(bi)要或(huo)自(zi)己非必要参(can)会时(shi),能够(gou)礼貌地(di)拒绝(jue)的(de)文化(hua)。
智能会(hui)议(yi)平台(tai):集成视频会(hui)议(yi)、在线协作(zuo)、文档(dang)共享、实时(shi)翻译、AI笔记(ji)等(deng)功(gong)能于一(yi)体(ti)的平台。这(zhe)些平(ping)台能够自(zi)动转录会(hui)议内(nei)容,识(shi)别关键决(jue)策点和行动项(xiang),并(bing)生(sheng)成(cheng)结构(gou)化(hua)的(de)会(hui)议纪(ji)要。AI辅助会议(yi)管(guan)理:利(li)用(yong)AI分析会议数(shu)据,识(shi)别(bie)效(xiao)率(lv)瓶(ping)颈(jing),预(yu)测会(hui)议时(shi)长,甚至(zhi)推(tui)荐最(zui)佳参会人(ren)员。
AI还(hai)可以辅助(zhu)主(zhu)持(chi)人进行议题管(guan)理和时间提醒(xing)。虚拟现实(VR)/增强(qiang)现实(AR)会议:尤其(qi)适用于(yu)远(yuan)程团(tuan)队,通(tong)过沉浸(jin)式(shi)的(de)会议体验,增(zeng)强临场(chang)感和(he)互(hu)动(dong)性,弥(mi)补(bu)远(yuan)程沟通的不足。自(zi)动化(hua)跟进机制(zhi):将(jiang)AI生(sheng)成的行动(dong)项自(zi)动(dong)同(tong)步到(dao)项目(mu)管(guan)理工具(ju)或(huo)任(ren)务(wu)列(lie)表中(zhong),设置提醒(xing)和到(dao)期日(ri),并自(zi)动生(sheng)成周(zhou)报或月(yue)报(bao),确保会议成果(guo)的有效落地(di)。
定(ding)期会议(yi)复盘:会(hui)议(yi)结束后,定期对会(hui)议(yi)效(xiao)率、成果(guo)进行(xing)复盘,收(shou)集参会者的反(fan)馈,不断优化会(hui)议流程(cheng)和管理方式。鼓(gu)励开放(fang)反(fan)馈:营造一种鼓(gu)励坦诚交流(liu)的文(wen)化(hua),让员工敢于(yu)对低效会(hui)议提出意见和(he)建议,包(bao)括对老(lao)板的会议风格(ge)的建(jian)设(she)性反馈。表彰高效(xiao)会议实践:对(dui)在会(hui)议(yi)管理和(he)效(xiao)率提升方(fang)面做(zuo)出贡(gong)献的(de)团(tuan)队(dui)和个人(ren)给予(yu)认可(ke)和(he)奖励(li)。
“开(kai)会(hui)也一直(zhi)放里(li)面老板(ban)-开(kai)会也一直放(fang)里面(mian)老(lao)板(ban)2025”不再(zai)仅(jin)仅是一(yi)个(ge)网络热(re)词,它更代(dai)表着一(yi)种(zhong)对会议(yi)效率(lv)的(de)极致(zhi)追(zhui)求和对企业(ye)协作模(mo)式的深(shen)刻变革。通(tong)过(guo)重(zhong)塑目标(biao)、精炼流(liu)程、优化人(ren)员、拥(yong)抱技(ji)术(shu),并建立持续(xu)改(gai)进(jin)的(de)文(wen)化,我(wo)们(men)不仅(jin)能(neng)够(gou)解决(jue)当前(qian)会(hui)议(yi)的(de)痛点,更能(neng)为企(qi)业在2025年乃(nai)至(zhi)未来(lai),构(gou)建一(yi)个(ge)高(gao)效(xiao)、敏捷、充(chong)满活力的协作(zuo)环境。
当会议真正(zheng)成(cheng)为价值创(chuang)造的(de)平台,老板(ban)的(de)“放(fang)里(li)面”将不(bu)再是(shi)负担(dan),而是(shi)高效(xiao)决策与战(zhan)略指引的体(ti)现(xian),每一场(chang)会(hui)议都(dou)将释(shi)放(fang)出(chu)强大的生(sheng)产力。
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图片来源:每经记者 陈雷柱
摄
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